2　到着文書及び発送文書の区分表示は、次のとおりとする。

2　文書主任は、課長が指名する者をもって充てる。

3　文書主任が不在のときは、課長が指名する者がその職務を代理することができる。

2　文書は、常に整理し、その所在及び処理状況を明らかにし、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3　文書は、公務のほか、上司の許可を得ないで、他人に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその謄本を与えてはならない。

2　前項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位に会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一文書番号を付けるものとする。

3　条例、規則、告示、公告及び訓令については、その種類ごとに暦年により一連番号を付けるものとする。

2　配布を受けた文書のうち、他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

3　配布を受けた文書の処理は、正確迅速に行い、事務能率の向上に努めなければならない。

4　配布を受けた文書のうち、一定の処理期間があり、又は他の課との総合処理若しくは調査研究を必要とするため直ちに処理案を起すことができないもの及び緊急処理を必要としない文書で、重要又は異例なものについては、「一応供覧」の文字を朱書して供覧しなければならない。

2　起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

2　合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合において、協議の整わないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3　主務課長は、合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

2　前項の後閲を必要とする文書は、主務者において市長、副市長、部長又は課長の登庁の際直ちに閲覧に供しなければならない。

2　公印は、文書を施行する際に、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を保管する課の長又は宿日直者に提示し、押印するものとする。ただし、公印を使用する文書で事前に公印を押印し、又は印刷しておくことが適当と認められるものについては、この限りでない。

3　契約書及び登記文書には、そのとじ目に割印しなければならない。

2　総務課長は、前項の規定により持参された文書を次により処理しなければならない。

2　照会に対する回答書には、照会を受けたものの職名をもってする。

3　軽易な通知、依頼及び照会文書は、課長名をもってすることができる。

4　部外に発送する文書には、武市○第　号(○欄は課の頭文字(頭文字の同じ課があるときは、頭文字の次にその課を表す適当な文字を加える。以下同じ。)を冠する。)と記入しなければならない。

5　前項の規定にかかわらず、当該課の公文書が多量である場合など、特に必要あるものについては、課の頭文字に続けて必要な文字をつけることができる。

6　前項の規定により、必要な文字をつけようとするときは、総務課長に合議しなければならない。

2　前項の文書の公文例式は、市長が別に定める。

2　主務課長は、課における文書の保管状況を把握するため、文書保存基準・管理表(様式第7号)2通を作成し、その1通を総務課長に送付しなければならない。

3　総務課長と協議の上文庫に保存するものは、保存文書目録(様式第8号)2通を添えて総務課長に送付し、総務課長は、引継ぎを終わったときは、これに記名押印してその1通を主務課長に返付しなければならない。

2　総務課長は、前項による文書の回付を受けたときは、保存文書目録に廃棄期日等を記載の上処分をしなければならない。

3　前項により処分する文書で、他人の名誉、信用にかかわるもの若しくは秘密に属するもの等は、これを焼却し、又は文書に押してある公印等で他に転用されるおそれがあるものについては、塗まつし、裁断し、若しくは焼印しなければならない。

2　保存文書は、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に閲覧させ、若しくは複製させることはできない。ただし、市長の許可を受けたときは、この限りでない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の武雄市役所処務規程(昭和30年武雄市規則第29号)、武雄市文書の編さん保存規程(昭和31年武雄市規程第3号)、山内町文書事務規程(昭和46年山内町訓令甲第3号)又は北方町文書規程(平成13年北方町規程第2号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなし、この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存期間は通算する。

この訓令は、平成18年5月23日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年12月16日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年8月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年5月7日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式による用紙は、当分の間、これを取り繕って使用することができる。