○武雄市文書事務規程

平成18年3月1日

訓令第5号

(目的)

第1条 この訓令は、別に定めるものを除くほか、文書の収受、配布、処理、発送、保管及びその他文書事務の処理に必要な基準を定め、文書業務の組織的かつ能率的な運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上取り扱い、又は保管するすべての書類(電報、記録された電話も含む。)、簿冊等をいう。

(2) 起案 市の意思を決定するためにとられる手段の方法であって、通常その業務の主務者が作成し、上司の意思の決定に供せられるものをいう。

(3) 決裁 職員が、伺等で指示命令を仰いだ場合、上司がこれに対して、承認、決定、裁定、指示等を与えることをいう。

(4) 起案文書 市の意思を決定して、これを具体化するために、配布文書又は市の発議により、事案の処理等についての基礎となる原案を作成したものをいう。

(5) 合議 起案者が自己と直接の所属関係にない他の課の関係者(起案者と同一課内において関係ある他係を含む。)に対し起案文書についての承認又は意見を求めることをいう。

2 到着文書及び発送文書の区分表示は、次のとおりとする。

(1) 通常 通常郵便によるもの

(2) 書留 書留郵便によるもの

(3) 速達 速達郵便によるもの

(4) 親展 親展の表示のあるもの

(5) 使送 使送便によるもの

(6) その他

(文書主任)

第3条 各課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課長が指名する者をもって充てる。

3 文書主任が不在のときは、課長が指名する者がその職務を代理することができる。

(文書主任の職務)

第4条 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の処理に関すること。

(3) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

(4) 文書事務の改善指導に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書処理に関し必要なこと。

(文書取扱いの原則)

第5条 文書は、適正かつ速やかに取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、常に整理し、その所在及び処理状況を明らかにし、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3 文書は、公務のほか、上司の許可を得ないで、他人に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその謄本を与えてはならない。

(文書の収受及び配布)

第6条 到着した文書は、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 特殊取扱いに係る郵便並びに訴状及び審査請求に係る文書については、特殊郵便収受簿(様式第1号)に記入し、封をしたまま名あて人に配布し、受領の確認を受けなければならない。

(2) 前号に規定する文書以外の文書は、課ごとに定められた区分箱に投かんすることにより主務課長に配布する。

(3) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認める課に配布する。

(配布を受けた文書の処理)

第7条 主務課長は、前条により配布を受けた文書又は主務課において直接収受した文書(以下「配布を受けた文書」という。)については開封し、その文書の余白に収受年月日を押印し、文書件名簿(様式第2号)に記入し、文書番号を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、文書件名簿の記入及び文書番号を省略することができる。

(1) 文書で閲覧だけにとどめるもの、儀礼的な文書、刊行物、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書

(2) 契約書

(3) 証明に関する文書

(4) 軽易な文書

(5) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(6) 文書番号を付けることを要しないように様式が定められている文書

(7) 法令等の規定によって、文書件名簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書

(8) 前各号に掲げるもののほか、文書番号を付ける必要がないと主務課長が認めた文書

2 前項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位に会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一文書番号を付けるものとする。

3 条例、規則、告示、公告及び訓令については、その種類ごとに暦年により一連番号を付けるものとする。

第8条 配布を受けた文書は、課長において自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務者に処理させなければならない。ただし、文書のうち重要なものについては、主務者に処理方針を指示する前に市長又は副市長の閲覧及び指示を受けなければならない。

2 配布を受けた文書のうち、他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

3 配布を受けた文書の処理は、正確迅速に行い、事務能率の向上に努めなければならない。

4 配布を受けた文書のうち、一定の処理期間があり、又は他の課との総合処理若しくは調査研究を必要とするため直ちに処理案を起すことができないもの及び緊急処理を必要としない文書で、重要又は異例なものについては、「一応供覧」の文字を朱書して供覧しなければならない。

(起案の方法)

第9条 起案文書は、起案用紙(様式第3号)を用いて作成しなければならない。ただし、定例的に報告するもの又は軽易な照会、回答、通知等については、当該文書の余白に決裁欄(様式第4号)のゴム印を押し、処理案を示すことにより、起案に代えることができる。

2 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 起案文書は、起案の要旨を簡明に記載し、関係法規その他参考となる事項又は書類を添付しなければならない。

(2) 起案文書には、完結するまでその関係書類を添付しててん末を明らかにしなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第10条 起案文書の事案が重要なもの、事案について説明を要するもの、事案が秘密を要するもの又は起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第11条 起案文書の事案が他課に関係のあるものは、主務課長の決裁を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合において、協議の整わないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3 主務課長は、合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(後閲)

第12条 緊急を要する事案で市長、副市長、部長又は課長が不在のため、代理決裁又は代理決定した者は、その者の決裁欄の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものについては、「後閲」と朱書しなければならない。

2 前項の後閲を必要とする文書は、主務者において市長、副市長、部長又は課長の登庁の際直ちに閲覧に供しなければならない。

(文書の審査及び合議)

第13条 次に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案

(2) 市議会に提出する議案

(3) 行政上及び民事上の争訟に関する事案

(4) 各種委員会及び審査会の委員、臨時職員、嘱託職員等の任免並びに給与に関する事案

(文書の処理促進)

第14条 主務課長は、随時その課の処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。

(文書の印刷)

第15条 印刷を要する文書は、総務課に印刷を依頼することができる。この場合において、主務課は、印刷依頼票(様式第5号)を総務課長に提出しなければならない。

(公印の押印等)

第16条 文書を施行する場合は、その施行する文書に公印を押印し、契印をもって割印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印及び契印を省略することができるものとする。

(1) 部内者に対する往復文書

(2) 軽易な文書

(3) 案内状、礼状及びあいさつ状等の文書

(4) 祝辞等その他これに類する文書

2 公印は、文書を施行する際に、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を保管する課の長又は宿日直者に提示し、押印するものとする。ただし、公印を使用する文書で事前に公印を押印し、又は印刷しておくことが適当と認められるものについては、この限りでない。

3 契約書及び登記文書には、そのとじ目に割印しなければならない。

(文書の発送)

第17条 主務課長は、発送を要する文書を次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 郵便で発送する文書は、郵便番号、あて先及び差出課名等を記載した封筒に入れ、午後3時前までに総務課長に持参しなければならない。この場合において、親展にするもの、速達にするもの及び書留にするものについては、それぞれ封筒に「親展」、「速達」及び「書留」と記載しなければならない。

(2) 県庁及び駐在員に発送する文書は、文章中に取扱係名を明らかにして、総務課長に持参しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により持参された文書を次により処理しなければならない。

(1) 郵便で発送する文書は、その日に郵送の手続をしなければならない。

(2) 県庁に発送する文書は、佐賀県文書逓送実施要領に基づき、発送するものとする。

(3) 駐在員に発送する文書は、毎月1日(当該日が武雄市の休日を定める条例(平成18年条例第4号)に規定する市の休日に当たる場合は、原則として、その前日)に送付する。ただし、急を要する文書については、郵送するものとする。

(文書の処理てん末の記録)

第18条 起案者は、文書の施行が完了したときは、決裁の済んだ起案文書に完結年月日を記入し、文書件名簿に記載された文書については文書件名簿に所定の事項を記入し、処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(公文書)

第19条 部外に発送する文書は、市長名をもってする。ただし、副市長、部長又は課長が市長の命によって発送する文書は、副市長、部長又は課長名をもってする。

2 照会に対する回答書には、照会を受けたものの職名をもってする。

3 軽易な通知、依頼及び照会文書は、課長名をもってすることができる。

4 部外に発送する文書には、武市○第 号(○欄は課の頭文字(頭文字の同じ課があるときは、頭文字の次にその課を表す適当な文字を加える。以下同じ。)を冠する。)と記入しなければならない。

5 前項の規定にかかわらず、当該課の公文書が多量である場合など、特に必要あるものについては、課の頭文字に続けて必要な文字をつけることができる。

6 前項の規定により、必要な文字をつけようとするときは、総務課長に合議しなければならない。

(公文書の種類及び例式)

第20条 公文書の種類は、次のとおりとする。

法規文

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によって制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によって制定するもの

公示文

(1) 告示 行政行為の結果又は事実を一般に公示するもの

(2) 公告 一定の事項を一般に公示するもの

令達文

(1) 訓令 所属の機関又は職員に対して命令するもので例規とする必要があるもの(一般に知らせる必要があるものは、公告式によって公示する。)

(2) 達 法人又は個人に対して一方的に命令するもの

(3) 指令 申請、願、届等に対して命令するもの

往復文等

(1) 通知、照会、回答等

2 前項の文書の公文例式は、市長が別に定める。

(整理保存の原則)

第21条 文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害時に際していつでも持出しができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(編集及び保存の主管)

第22条 完結文書は、主管課においてそれぞれ分類編集し、かつ、責任をもって保存しなければならない。ただし、別に定めるところにより総務課長と協議の上文庫に保存することができる。

(種別及び保存期間)

第23条 文書の種別及び保存期間は、別表のとおりとする。ただし、必要により市長の決裁を受けてその保存期間を伸縮することができる。

(編集方法)

第24条 文書は、主管の長が次に定めるところにより編集しなければならない。

(1) 文書は、会計年度(条例、規則、規程その他例規となるものは暦年)ごとに編集し、同一事件で数年にまたがるものは、事件完結の年に総合し、他の事件に関係があるものは、その重大なものに編冊して、その旨を明記すること。紙数の少ないものは、2年以上の分を併せて編集することができる。

(2) 編集する文書には、各冊ごとに文書目録(様式第6号)を付け、所要の記載をなすこと。

(3) 文書に添付した書類で本書と紙幅が異なり共に編集できないものは、適当に分冊すること。

(4) 簿冊には、表紙及び背表紙を付して文書分類、簿冊名、完結年度、保存期限及び廃棄年度を記載すること。

2 主務課長は、課における文書の保管状況を把握するため、文書保存基準・管理表(様式第7号)2通を作成し、その1通を総務課長に送付しなければならない。

3 総務課長と協議の上文庫に保存するものは、保存文書目録(様式第8号)2通を添えて総務課長に送付し、総務課長は、引継ぎを終わったときは、これに記名押印してその1通を主務課長に返付しなければならない。

(廃棄処分)

第25条 保存期間の満了した文書(永久保存に属する文書で、10年ごとに精査し、永久保存の必要がないと認められたものを含む。)は、保存文書目録を整理の上総務課長へ回付しなければならない。

2 総務課長は、前項による文書の回付を受けたときは、保存文書目録に廃棄期日等を記載の上処分をしなければならない。

3 前項により処分する文書で、他人の名誉、信用にかかわるもの若しくは秘密に属するもの等は、これを焼却し、又は文書に押してある公印等で他に転用されるおそれがあるものについては、塗まつし、裁断し、若しくは焼印しなければならない。

(保存文書の借覧)

第26条 保存文書を借覧しようとする者は、文書借覧簿(様式第9号)により総務課長の承認を受け閲覧することができる。

2 保存文書は、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に閲覧させ、若しくは複製させることはできない。ただし、市長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存上の注意)

第27条 保存文書は、毎年1回以上日光に当て、又は虫害防除薬を用いる等虫害湿潤を予防しなければならない。

(その他)

第28条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の武雄市役所処務規程(昭和30年武雄市規則第29号)、武雄市文書の編さん保存規程(昭和31年武雄市規程第3号)、山内町文書事務規程(昭和46年山内町訓令甲第3号)又は北方町文書規程(平成13年北方町規程第2号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなし、この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存期間は通算する。

附 則(平成18年訓令第76号)

この訓令は、平成18年5月23日から施行する。

附 則(平成19年訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第12号)

この訓令は、平成22年12月16日から施行する。

附 則(平成25年訓令第3号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第7号)

この訓令は、平成27年8月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年訓令第5号)

この訓令は、平成30年5月7日から施行する。

別表(第23条関係)

区分

保存年限

文書の種別

第1種

永久

(1) 条例、規則、規程その他例規となるべきもの及びその基礎となるもの

(2) 市議会に関する重要なもの

(3) 訴訟及び審査請求に関するもの

(4) 市職員の任免、進退、賞罰、履歴その他身上に関する重要なもの

(5) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(6) 事務引継書(地方自治法第159条関係)その他これに準ずる重要なもの

(7) 予算及び決算に関する重要なもの

(8) 起債及び借入金に関する重要なもの

(9) 基本財産積立金及び各種資金に関する重要なもの

(10) 財産の取得及び管理処分に関する重要なもの

(11) 庁舎、学校等の重要な機関の設置、廃止等に関する重要なもの

(12) 市の沿革に関する重要なもの

(13) 都市計画、事業計画その他の計画及びその施行に関する重要なもの

(14) 原簿、台帳、図面等で重要なもの

(15) 認可、許可又は契約に関する特に重要なもの

(16) 前各号に掲げるもののほか、重要なもので永久保存の必要があるもの

第2種

10年

(1) 議会に関するもの

(2) 備品の出納に関する重要なもの

(3) 災害救助に関するもの

(4) 工事又は物品等に関する契約で重要なもの

(5) 補助金に関する重要なもの

(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(7) 火災保険に関するもの

(8) 陳情に関する重要なもの

(9) 前各号に掲げるもののほか、10年間保存の必要があるもの

第3種

5年

(1) 調査、統計、報告及び証明に関するもの

(2) 給与に関する重要なもの

(3) 重要文書の収発に関するもの

(4) 予算、決算及び出納に関するもの

(5) 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの

(6) 前各号に掲げるもののほか、5年間保存の必要があるもの

第4種

1年

(1) 簡易な願い、届書、通達、照会、回答、伺等のもの

(2) 第1種から第3種までのいずれにも属さないもの

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武雄市文書事務規程

平成18年3月1日 訓令第5号

(平成30年5月7日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月1日 訓令第5号
平成18年5月23日 訓令第76号
平成19年3月30日 訓令第7号
平成21年3月31日 訓令第5号
平成22年12月16日 訓令第12号
平成25年3月25日 訓令第3号
平成26年3月24日 訓令第3号
平成26年3月24日 訓令第4号
平成27年7月30日 訓令第7号
平成28年3月23日 訓令第2号
平成30年4月23日 訓令第5号